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Paul Trummer,

Mit Szenario-Trainings Krisen bewältigen lernen

Sind Sie fit für eine Krise?

Stellen Sie sich vor, nichts geht mehr. Ihr PC hat eine verdächtig schwarze Front, Ihr Smartphone hat seit Minuten keinen Piep mehr von sich gegeben (dabei haben Sie einen so netten Signalton für eingehende Emails installiert). Dafür beginnt Ihr Telefon zu läuten. Heftig. Unaufhörlich. Am anderen Ende der Leitung sind Menschen, die gerade ziemlich ungehalten darauf reagieren, dass sie ihr Online-Banking nicht nutzen können und keinen Zugriff mehr auf ihre Konten haben. Und Sie haben den wenig beneidenswerten Job, diesen Menschen zu erklären, warum gerade gar nichts mehr funktioniert.

Ein unangenehmes Szenario. Und nur eines von vielen möglichen, die ein Unternehmen in massive Schwierigkeiten bringen können. Und wie ein Blick in die Zeitungen zeigt: Solche Situationen werden mangels Vorbereitung und Training sehr häufig zu echten Krisen für die betroffenen Unternehmen.

Henry Ford soll den klugen Satz gesagt haben: “The only thing worse than training your employees and having them leave is not training them and having them stay.” Frei übersetzt: Schlimmer als gut ausgebildete Mitarbeiter zu verlieren, ist, schlecht ausgebildete Mitarbeiter zu behalten.

Das gilt für den Regelbetrieb generell und für die Krise im Besonderen. Einzelne Fehler werden verziehen, schlechtes Krisenmanagement aber nicht. Aber klar ist: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Um unter Druck professionell und möglichst fehlerfrei zu arbeiten, braucht es Übung, Übung, Übung. Kaum ein Mittel ist dafür so geeignet wie ein Szenario-Training.

Wir bringen Sie ins Schwitzen

Mit dem Crisis Simulator bringt Gaisberg Consulting nun erstmals ein Software-Tool nach Österreich, das die Anforderungen einer klassischen medialen Krise mit den neuen Herausforderungen der sozialen Medien kombiniert.

Fast so spannend wie ein Flugsimulator ermöglicht der Crisis Simulator das Durchspielen eines Krisenszenarios quasi in Echtzeit. Über den Trainingstag verteilt verändert sich die Lage; neue Informationen werden bekannt; neue Herausforderungen entstehen. Dank des Software-Tools können die Spieler rasch auf jede Änderung reagieren: Pressemeldungen können auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht werden, Gerüchte auf Twitter zerstreut werden. Interaktivität und Entscheidungsfreude sind in der Übung gefragt – wie in einer tatsächlichen Krise auch. Wie reagieren auf einen Shitstorm auf Facebook? Wie umgehen mit den Initiatoren einer Unterschriften-Kampagne gegen ein neues Produkt?

Die Spieler müssen anhand der vorgegebenen Informationen eine Kommunikationsstrategie und Pressematerialien erarbeiten sowie spontane Herausforderungen in den Sozialen Medien bewältigen. Am Ende der Übung erhalten die Spieler Feedback, wie sie sich geschlagen haben. Der Leiter des Krisenstabs erhält eine umfassende Analyse, die hilft, strategische Schlüsse aus der Übung zu ziehen.

Optimale Lernmethode für die Krise

Nicht nur das Unternehmen profitiert – auch die Spieler: Als „Problem-basiertes Lernen“ gewinnt das pädagogische Konzept des Szenario-Trainings immer größere Verbreitung. Prof. Jörg Zumbach von der Universität Salzburg[1] sieht drei essentielle Kennzeichen und Vorteile des Problem-basierten Lernens: Abgegrenzte Problemstellungen, Lernen in Kleingruppen und tutorielle Betreuung.

Gemeinsam mit den im angloamerikanischen Sprachraum üblichen Case Studies (die auch für ein größeres Auditorium durchführbar sind) findet sich in der Literatur eine Reihe von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Lernmethoden, die die Konfrontation von Lernenden mit realitätsnahen Problemen auszeichnen[2]:

  • Stärkung der Problemlösungs-Kompetenz
  • Praktische Anwendung theoretischer Analyse-Tools
  • Verbesserung der Entscheidungsfindung in komplexen Situationen
  • Entwicklung der Fähigkeit, Entscheidungen zu begründen sowie
  • Umgang mit Unsicherheiten.

Die anwesenden Tutoren können rasch Hilfe anbieten, ihre Erfahrung weitergeben und angedachte Lösungswege kritisch hinterfragen.

Die Erfahrungen aus dem Training sind auch im Arbeitsalltag implementierbar: Die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams, die Analyse von komplexen Problemen, das Sammeln und Strukturieren von Information sind Herausforderungen, denen man auch im Arbeitsalltag ständig begegnet.

Eine Lernmethode mit Geschichte

Bei der Umsetzung des Trainings greift Gaisberg auf eine Technik zurück, die ihren Ursprung im militärischen Bereich hat: Nach dem Ende des 2. Weltkriegs entwarf die US Air Force erstmals mit Hilfe einer Szenario-Planung alternative Handlungsstrategien im Kalten Krieg. In den 1960ern wurde daraus ein Management-Werkzeug entwickelt, das heute breite Verwendung findet. Bis heute zeichnet sich das Tool dadurch aus, dass es Übungen in Situationen mit unklarer Informationslage zulässt, wobei nur der Spielleiter vorab die Übersicht hat.

Als Paradebeispiel für die Anwendung einer Szenario-Analyse führen Dana Mietzner und Guido Reger[3], die Szenario-Trainings wissenschaftlich untersuchten, die Ölpreis-Krise von 1973 an: Pierre Wack, ein Planungsbeauftragter bei Royal Dutch/Shell, sagte in seinen Szenarien als einer der wenigen eine Ölpreiskrise voraus. Als die Krise 1973 nach dem Yom-Kippur-Krieg tatsächlich eintrat, war Shell als einziger großer Ölkonzern darauf vorbereitet – und stieg in dieser Phase vom kleinsten zum zweitgrößten Ölkonzern unter den globalen sieben Ölkonzernen auf.

Der Ölpreisschock veränderte die gesamte Wissenschaft. Laut Mietzner/Reger erfolgte ein Wandel weg von „forecasting“ hin zu „foresight“. Während forecasts, also Vorhersagen, als Aussagen über erwartete Ereignisse in der Zukunft definiert werden können, kann man „foresight“ als Vorausschau definieren, mit dem Unterschied, dass bei der Vorausschau mehrere verschiedene Zukunftsszenarien analysiert werden.

Mit Szenarien die Zukunft deuten

Die Vorteile dieser veränderten Methode liegen laut Mietzner/Reger auf der Hand:

  1. Es gibt nicht nur eine mögliche Zukunft, sondern mehrere Zukunftsszenarien, die gleichberechtigt nebeneinander gestellt werden.
  2. Die verschiedenen Szenarien regen zum Überdenken der bisherigen Strategien an und werfen neue Möglichkeiten und Herausforderungen auf.
  3. Szenarien lassen auch schwächere Signale erkennen, z.B. mögliche technologische Umbrüche.
  4. Die Kommunikation in einer Organisation wird verbessert, weil Szenarios zur Schaffung einer gemeinsamen Sprache für den Umgang mit neuen strategischen Themen in einer Organisation beitragen können.
  5. Die Koordination wird gestärkt, weil im Szenario-Prozess die Ziele, Möglichkeiten, Risiken und Strategien innerhalb der Teilnehmergruppe ausgetauscht und koordiniert werden müssen. Der Entscheidungsfindungsprozess wird so verbessert.
  6. Der Szenario-Ansatz ist sehr flexibel und leicht für unterschiedliche Situationen adaptierbar.

Den zahlreichen Vorteilen stellen die Autoren auch einige Nachteile gegenüber: Die Methode ist zeitintensiv, erfordert ein umfassendes Verständnis des Untersuchungsgegenstandes, es braucht Erfahrung bei der Erstellung von Szenarien, um eine Vollständigkeit zu garantieren und setzt eine hohe Qualität der Teilnehmer voraus.

Crisis Simulator: Wir spielen Ihr Problem

Welche Herausforderungen sollten nun für ein Training mit dem Crisis Simulator von Gaisberg Consulting simuliert werden? Die Antwort ist einfach: Das relevanteste Szenario für Ihr Unternehmen.

Wiewohl es in der Wissenschaft verschiedene Ansätze gibt[4], können doch 4 zentrale Schritte für die Erstellung der Szenarien abgeleitet werden:  

  • Ziel: Die Szenario-Planung startet mit der Festlegung der Zielsetzung: Was soll mit der Szenario-Planung erreicht werden, welche Entscheidungen stehen aktuell an?
  • Information: Dem folgt die Sammlung von Information: Welche treibenden Kräfte gibt es für die Zukunft, welche Elemente sind vorherbestimmt, welche unklar?
  • Erstellung: Als dritter Schritt folgt die Beschreibung von drei bis vier in sich schlüssigen Szenarien, die jeweils eine nachvollziehbare Zukunft beschreiben.
  • Milestones: Abschließend sollte man noch jene Punkte definieren, die den Ausschlag für das jeweilige Szenario geben.

Gaisberg Consulting hilft Ihnen bei der Erstellung von relevanten Krisenszenarien für Ihr Unternehmen. Gemeinsam mit dem Kommunikationsverantwortlichen des Unternehmens bzw. der Organisation definieren wir dann im Vorfeld jenes Szenario, das mit dem Crisis Simulator getestet werden soll. In mehreren Teams konfrontieren wir die Spieler in weiterer Folge mit dem besprochenen Krisenszenario – und stehen als Tutor beratend zur Seite.

Erschöpft, aber glücklich?

Das Szenario-Training mit dem Crisis Simulator ist fordernd. Die Dichte der Ereignisse, die Intensität der Situation, der Zeitdruck sowie die Unmittelbarkeit der Reaktionen in den Sozialen Medien erzeugen Stress und Druck – wie im wirklichen Leben. Gleichzeitig wird sehr rasch sichtbar, wo es in den Abläufen hakt, wo eine Situation eventuell nicht korrekt eingeschätzt wurde und welche Ressourcen man gebraucht hätte.

Für die Spieler bleibt nach einem Training neben der Erschöpfung das Gefühl, eine komplexe Herausforderung so gut wie möglich gemeistert zu haben. Für den Kommunikationsverantwortlichen bleibt das Wissen, dass sein Team nun deutlich besser auf eine Krise vorbereitet ist. Ein gutes Gefühl.

Quellen:

[1] Universität Salzburg - School of Education

[2] Vgl. Tunny/Papinczak/Young: “Student perceptions of problem based learning tutor performance: A longitudinal cohort study” oder Dunne/Brooks (2004) “Teaching with Cases”

[3] Advantages and disadvantages of scenario approaches for strategic foresight; Dana Mietzner and Guido Reger; Department of Economics and Social Sciences, University of Potzdam; 2005

[4] Siehe z.B. „Peter Schwartz: „The Art oft he Long View“ oder Phels/Chan/Kapsalis: „Does scenario planning affect performance?“

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